オフィスの整理や年度末の片付けなどで大量に発生する書類。

シュレッダーや一般ゴミでの廃棄は手軽ですが、企業の社会的信用をなくすことにもつながりかねません。

この記事では書類のずさんな処分が招くリスクと、現在もっとも推奨されている処分方法「溶解処理」について、業者選びのポイントを交えながら詳しく解説します。

安易な書類処分が大きなリスクになる理由

「たかが紙一枚」という油断は禁物です。

適切な処理をせずに書類を手放すことは、会社の重要事項や顧客情報を悪用されるリスクがつきまといます。

一般ゴミに出すのは厳禁！

事業所から出るゴミをそのまま廃棄した場合、収集場所からの持ち去りや風での散乱などで第三者の手に渡るリスクが常につきまといます。

もし顧客の名簿や取引条件などが記載された書類が流出・拡散されてしまえば、SNSなどで瞬く間に広がり、企業の信用は一瞬にして失われます。

失った信頼を取り戻すには、何十年もの歳月と膨大なコストがかかることも忘れてはいけません。

法令遵守の観点からみたリスク

2022年4月に全面施行された「改正個人情報保護法」により、個人情報の漏洩が発生した際の報告義務や本人への通知が義務化されました。

また、法人に対する罰金刑も最高1億円まで引き上げられるなど、罰則が大幅に強化されています。

情報漏洩は、単なる「ミス」では済まされません。

被害者からの損害賠償や、監督官庁からの是正勧告、最悪の場合は訴訟問題へと発展し、経営そのものが危うくなる可能性があります。

書類の処分に「溶解処理」がおすすめな理由

数ある処分方法のなかでも、セキュリティと効率のバランスがもっとも優れているのが「溶解処理」です。

完全抹消により漏洩リスクを極限まで低減

溶解処理とは、大型のミキサーのような機械に水と書類を入れ、ドロドロの液体状にする方法です。

文字通り「溶かす」ため、シュレッダーのように断片から文字を読み取られる心配が一切ありません。

繊維レベルまで分解されるため、情報の復元は物理的に不可能です。

溶解処理証明書による法的要件への対応

専門業者に依頼すると、処理完了後に「溶解処理証明書」が発行されます。

これは「いつ、どこで、誰が確実に処分したか」を公的に証明する書類です。

税務調査や監査、万が一の際のコンプライアンス対応において、企業が適切に情報を管理しているという強力な証拠になります。

環境にも配慮した処分で環境保護へ貢献できる

溶解されたドロドロのパルプは、段ボールやトイレットペーパーなどの再生紙としてリサイクルされます。

焼却処分のように二酸化炭素を排出せず、SDGs（持続可能な開発目標）に取り組む企業にとっても大きなメリットとなります。

溶解処理以外の書類処分方法

比較検討のために、ほかの処分方法のメリットやデメリットについても整理しておきましょう。

自社でのシュレッダー処分

もっとも手軽な方法に思えますが、実はコストパフォーマンスが悪い方法でもあります。

大量の書類を裁断するには膨大な作業時間と人件費がかかるほか、機械の故障やゴミ捨ての手間も発生します。

また、どれだけ細かく裁断しても「パズル」のようにつなぎ合わせれば復元できる可能性が残るため、最高レベルの機密保持には向いていません。

焼却処分

燃やして灰にするため、情報の抹消という点では確実な方法です。

しかし近年は地球温暖化対策の観点から、二酸化炭素を排出する焼却は避けられる傾向にあります。

多くの自治体や企業が、よりクリーンな溶解処理への切り替えが進められています。

溶解処理を業者へ依頼する際のチェックポイント

「業者に預けたにもかかわらず情報が漏れた」「預けたはいいもののリスクが不安」といった事態を避けるため、ポイントをおさえて依頼する業者を絞り込みましょう。

セキュリティ認証をチェック

「プライバシーマーク（Pマーク）」や、情報セキュリティの国際規格である「ISMS（ISO27001）」を取得しているかどうかは必須のチェック項目です。

これらの認証を受けている業者は、情報の取り扱い手順が厳格に定められており、定期的な監査を受けているため信頼性が高いといえます。

無開梱処理に対応しているか

箱を開けて中身を分別する工程があると、その時点で作業員の目に触れるリスク、書類を紛失するリスクが発生します。

未開封（無開梱）のまま、箱ごと機械に投入できる業者を選びましょう。

手軽に依頼できるか

ホッチキスやクリップ、クリアファイルなどを一つずつ外す必要があると、事前準備に多大な時間がかかります。

これらをつけたまま、箱に詰めるだけで回収・処理してくれる業者を選ぶと、業務効率が劇的に向上するでしょう。

書類の溶解処理業者をお探しならアズコムデータセキュリティまで！

確実な機密抹消と、担当者様の負担軽減を両立させたい企業様は、アズコムデータセキュリティにお任せください。

当社の溶解処理サービスは、業界トップクラスのセキュリティと利便性を誇ります。

• 完全無開梱処理：
  段ボール箱を開けることなく、そのままの状態で溶解処理を行います。大切な情報が誰かの目に触れることはありません。
• 分別の手間なし：
  ホッチキスやクリップ、バインダーなどがついたままでも回収・処理が可能。忙しい業務の手を止めずに済みます。
• 万全の配送体制：
  GPS付きの専用車両や、入退室管理を徹底した処理施設により、回収から処理完了まで一貫した高いセキュリティを維持しています。

まとめ

企業の情報を守ることは、お客様と従業員の未来を守ることと同じです。

アズコムデータセキュリティは、機密保持のプロフェッショナルとして、貴社のコンプライアンス経営を全力でサポートいたします。

大量の書類処分にお困りの際は、ぜひアズコムデータセキュリティまでお気軽にお問い合わせください。