SCANING Service 電子化サービス
ニーズに合わせた
文書管理サービスをご提供
オフィスで保管する書類のお預かりから抹消処理までのプロセスをワンストップでご提供するサービスです。
アズコムデータセキュリティでは、オフィススペースの拡充や業務の効率化、生産性向上を目的とした文書の保管、管理、活用方法について、お客様のビジネスニーズに沿った柔軟なソリューション提案をさせいてただきます。
WORRIES こんなお悩みございませんか？
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書類が多くてオフィスが圧迫されている -
必要な書類がどこにあるかわからず効率が悪い
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法定保存期間に基づく管理が面倒
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DX化に伴い書類の電子化・整理したい
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機密文書を確実に抹消したい
SOLUTION 文書管理サービスならすべて解決
アズコムデータセキュリティの文書管理サービスは、法定保存年限や社内文書管理規程に基づいて保管・管理・抹消処理までをワンストップでお届けいたします。
お預かりした書類はバーコードにて一元管理。電子化にも対応しているのでDX化推進の一環としてもご利用いただけます。また、不要となった書類は溶解処理にて確実に抹消し、機密情報の漏洩対策も万全です。
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集荷・電子化・管理・廃棄のワンストップサービス -
独自のシステムによるリアルタイム検索 -
柔軟にお選びいただける納品形態 -
溶解処理による確実な機密抹消処理
It changes like this
電子化サービスを導入すると、
このように変わります。
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POINT 01不要となった文書保管スペースの有効活用紙のまま文書を保管し続けると、年々量が増えてしまい、オフィスの収納や作業スペースを圧迫してしまいます。
そこで紙文書を電子化し、Web上で一元管理することによって物理的な保管スペースの大幅な削減が可能です。オフィスはすっきりして快適な空間に生まれ変わるだけでなく、さらに動線を見直したレイアウトの変更によって、業務効率と生産性の向上を同時に実現することができます。 -
POINT 02文書を探す時間と労力を大幅に削減紙の文書の中から必要な資料を探すには、管理方法が統一されていない場合、膨大な時間と労力がかかり、業務の停滞やストレスの原因にもなります。
しかし、文書を電子化し、わかりやすいファイル名やフォルダ構成、アクセス権限などをルール化して管理することで検索性が飛躍的に向上。探す手間を大幅に削減し、管理業務の効率化とスタッフの作業負担軽減を同時に実現していただけます。 -
POINT 03リモートワークなど柔軟な働き方に対応文書を電子化することで、紙に縛られない柔軟な働き方が実現します。
インターネットを通じて社外からも必要な資料にすぐアクセスでき、リモートワークやサテライトオフィスなど多様な勤務形態にもスムーズに対応可能。リアルタイムでの情報共有が進み、チーム全体の生産性・業務効率が大幅に向上します。
さらに、アクセス権限の管理によりセキュリティも強化され、安心して業務を行えます。
DOCUMENT STORAGE SERVICE 書類保管サービス詳細
あらゆる形状、状態（製本、ホチキス止め、クリアファイル入り等）
の書類に対応し、書類を保全したまま電子化します。
ファイルのリネーム（PDF名作成）やご希望に合った納品形体（DVD-R、HDD、
クラウドサーバーへのアップロード等）をお選びいただけるほか、電子化後の
書類は「保管」「廃棄」「返却」から選択可能です。
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01
あらゆる保管物の保管・管理に対応
紙文書、各種記録媒体に保存されたデジタルデータはもちろん、X線フィルムやレセプト、図面、絵画、書籍など、あらゆる保管物を高度なセキュリティのもとでお預かりします。
独自のウェブオーダリングシステムで回収依頼・期限管理・溶解処理までを一元管理できるため、保管管理業務を大幅に削減していただくことができます。
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02
形状・状態にとらわれない電子化対応
紙の文書を保管・管理する場合、製本やホッチキス止め、クリアファイルに入れるといった方法が一般的です。
これらの文書をデータ化するためには下準備が必要で大きな負担となりますが、アズコムデータセキュリティではお客様のご不安を少しても軽減していただけるよう、現状の状態でお預かりしたうえで電子化いたします。
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03
溶解処理により情報漏えいリスクを低減
アズコムデータセキュリティでは、不要となった文書と水と一緒に溶かして復元不可能な状態にする「溶解処理」による廃棄を行っております。
溶解処理後は再生紙として生まれ変わり、持続可能な資源の創出に貢献いたします。溶解処理の証明書の発行もいたしますので、監査時や取引先からの問い合わせ時などに活用いただけます。
FLOW 導入の流れ
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ペーパーレス化、リモートワークが推進（DX化）されている中、既存書面文書の電子化のニーズが高まってきています。当社では、コスト削減・業務効率化・生産性向上を目的とした文書保管、管理、活用を幅広い提案とお客様のビジネスニーズに沿った柔軟なソリューションをご提案します。
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ペーパーレス化、リモートワークが推進（DX化）されている中、既存書面文書の電子化のニーズが高まってきています。当社では、コスト削減・業務効率化・生産性向上を目的とした文書保管、管理、活用を幅広い提案とお客様のビジネスニーズに沿った柔軟なソリューションをご提案します。
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ペーパーレス化、リモートワークが推進（DX化）されている中、既存書面文書の電子化のニーズが高まってきています。当社では、コスト削減・業務効率化・生産性向上を目的とした文書保管、管理、活用を幅広い提案とお客様のビジネスニーズに沿った柔軟なソリューションをご提案します。
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ペーパーレス化、リモートワークが推進（DX化）されている中、既存書面文書の電子化のニーズが高まってきています。当社では、コスト削減・業務効率化・生産性向上を目的とした文書保管、管理、活用を幅広い提案とお客様のビジネスニーズに沿った柔軟なソリューションをご提案します。
FAQ よくある質問
どのような文書を保管できますか？
契約書、財務資料、人事記録、医療記録、研究データなど、あらゆる機密性の高い文書を安全に保管できます。
文書の保管期間を指定できますか？
はい、お客様のご要望に応じて短期・長期の保管が可能です。登録いただいた保存年限をウェブ上で簡単に検索が可能になります。
保管場所はどこにありますか？
当社の保管施設は埼玉県秩父市をメイン拠点としており、耐震・防火・セキュリティ対策が施された専用保管センターとなります。
どのようなセキュリティ対策をしていますか？
24時間監視カメラ、カードキーアクセス管理、データ暗号化など、プライバシーパーク、ISO27001（ISMS）に準拠した万全のセキュリティ対策を講じています。
保管文書へのアクセスはどのように管理されていますか？
事前に登録された担当者のみがアクセス可能です。また、アクセス履歴はすべて記録・監査されます。
紙の文書だけでなく、デジタルデータも保管できますか？
はい、データアーカイブに適した電子契約サービスや原本管理サービスのご提案が可能です。
文書を預ける手続きはどのように行いますか？
お問い合わせ後、担当者が訪問またはオンラインでヒアリングを行い、最適な保管プランをご提案します。
保管した文書を取り出したい場合はどうすればいいですか？
ウェブオーダリングシステムをご活用いただき、ウェブ上でご依頼を頂きます。
緊急で文書を取り出すことは可能ですか？
はい、営業時間内、営業時間外のお問合せ窓口を用意しており、迅速な対応を行います（追加料金が発生する場合があります）。
料金体系を教えてください。
保管期間や文書の種類、ボリュームに応じた柔軟なプランをご用意しています。詳細はお問い合わせください。
途中で契約内容を変更できますか？
はい、保管文書の増減や契約期間の延長・短縮など、ご要望に応じた変更が可能です。
解約時の手続きは？
事前通知の上、ご指定の方法で文書を返却または適切に廃棄します。解約手数料は契約内容により異なります。
廃棄サービスはありますか？
はい、溶解処理にて機密抹消を行い、証明書の発行も行います。スポットのお引き取り廃棄も対応可能です。
他社からの乗り換えはできますか？
可能です。現在の保管状況に応じたスムーズな移行サポートを提供します。